Informativa sulla privacy di Foruki

Pagamenti nell’app e conferma degli acquisti

Per fornire i prodotti a pagamento dell’app e gestire il ripristino degli acquisti e i rimborsi trattiamo l’identificatore dell’account e dello spazio di applicazione, lo store in cui è stato effettuato l’acquisto, lo stato e la durata del prodotto e dell’abbonamento, i dati identificativi della transazione, l’importo, la valuta e l’ora del pagamento e del rimborso. Ad Apple e Google trasmettiamo un identificatore casuale per la conferma dell’acquisto e le informazioni sulla transazione. Foruki non riceve direttamente il numero di carta né i dati del conto bancario; il trattamento dei dati di pagamento da parte dello store è disciplinato dall’informativa sulla privacy dello store stesso.

Al momento dell’acquisto possiamo verificare la fascia d’età fornita dal dispositivo e lo stato dell’approvazione del genitore o tutore richiesta. Sul server registriamo la versione della policy di conferma dell’acquisto, la modalità di conferma, la conferma esplicita dell’utente e l’eventuale completamento dei passaggi obbligatori comunicati dall’app, oltre all’ora di preparazione. Questo registro non è un certificato che ha verificato l’identità o il consenso del genitore o tutore. La data di nascita, la fascia d’età fornita dal dispositivo, l’identificatore di installazione e i contatti del genitore o tutore non vengono inviati ai server di Foruki in questo processo. Per la registrazione ordinaria, l’uso gratuito e il ripristino di acquisti già effettuati non viene richiesta una nuova conferma dell’acquisto.

Le dichiarazioni di conferma che non hanno portato a un acquisto vengono eliminate dopo 30 giorni. Le informazioni di emissione e attribuzione utilizzate per collegare gli acquisti che arrivano in ritardo all’account e allo spazio originari vengono eliminate applicando un limite massimo di conservazione di 5 anni dalla creazione, in assenza di una transazione effettiva o di prove concrete di un pagamento non risolto. Questo periodo è un criterio operativo di Foruki. I pagamenti effettivi in corso di conferma non vengono considerati come acquisti non avvenuti e quindi cancellati, né vengono collegati automaticamente a un altro spazio.

I registri relativi al contratto, al recesso, al pagamento del corrispettivo e alla fornitura del servizio vengono conservati per 5 anni in conformità alla normativa in materia di commercio elettronico. Per gli abbonamenti terminati, quando sono trascorsi 5 anni dal momento più recente tra la cessazione del contratto e l’ultimo pagamento effettivo, rimborso o rettifica dell’importo, eliminiamo insieme i registri correlati. La semplice consultazione, il ripristino degli acquisti o la rielaborazione delle notifiche non prolungano tale periodo. Le richieste relative a reclami e controversie sui pagamenti e la cronologia delle risposte note vengono conservate per 3 anni dall’ultima richiesta o risposta effettiva. In caso di chiusura dell’account rimuoviamo i collegamenti generali all’account e conserviamo separatamente i registri minimi necessari sulle transazioni e sulle controversie; se le informazioni eliminate vengono recuperate da un backup, le eliminiamo di nuovo.

Registrazione e account

La schermata di registrazione standard non chiede paese di residenza, età, data di nascita o documenti d’identità. Registriamo le versioni dei termini e del consenso sulla privacy e il momento in cui hai dato il consenso. I dati su paese di residenza, soglia di età applicabile e dichiarazione personale raccolti nella procedura di registrazione precedente vengono conservati con il tuo account ed eliminati quando lo chiudi. Le dichiarazioni passate non costituiscono né una verifica dell’identità né una verifica del consenso di un tutore.

Se veniamo a sapere che i dati personali di un minore per cui serve il consenso del tutore sono stati trattati senza tale consenso, adottiamo le misure appropriate previste dalla legge applicabile, come ottenere il consenso necessario, limitare il trattamento o eliminare le informazioni. Per richieste correlate usa Contattaci. La partecipazione gratuita e gli acquisti a pagamento hanno condizioni distinte; l’approvazione del pagamento non sostituisce il consenso del tutore necessario per il trattamento dei dati personali.

Richieste in lista d’attesa per la beta

Per prevenire abusi, limitiamo il numero di richieste usando hash dell’indirizzo email e dell’indirizzo IP. Non conserviamo l’indirizzo IP originale e conserviamo i registri degli hash per un massimo di 2 giorni. Quando elimini una richiesta, viene eliminato anche il registro del limite associato all’hash dell’email. Un hash non equivale a un’informazione anonima.

Per inviarti gli inviti alla beta, salviamo la tua email, la lingua, il canale di iscrizione, l’orario del consenso e la versione dell’informativa. Li conserviamo per un anno o fino alla revoca del consenso. Non inviamo email pubblicitarie. Puoi usare Foruki anche senza acconsentire.

Le email di invito alla beta non vengono ancora inviate, quindi le richieste sono salvate in attesa di conferma. Questo stato non significa che l’email sia verificata. Quando gli inviti saranno pronti, prevediamo di verificare l’indirizzo prima di inviare le informazioni.

Con il link di eliminazione puoi cancellare subito la richiesta e la registrazione del consenso. Se non hai il link, scrivici da Contattaci per far verificare la tua identità e richiedere l’eliminazione. Come prova dell’eliminazione conserviamo per 30 giorni solo un ID casuale della richiesta e l’ora di eliminazione, per applicare di nuovo l’eliminazione dopo un ripristino da backup. I backup scadono entro 30 giorni.

Se cambiano lo scopo, le informazioni raccolte, il periodo di conservazione o i destinatari dei messaggi, definiamo una nuova versione dell’informativa per la lista d’attesa e otteniamo di nuovo il consenso prima di usare le richieste esistenti per il nuovo scopo. La semplice correzione di refusi non cambia la versione del consenso.

Partecipazione alla beta e avvisi di modifica

Quando accetti un invito, registriamo sul tuo account il gruppo di reclutamento, l’origine dell’invito, l’ora di partecipazione e l’idoneità allo sconto. Il codice di invito originale non viene salvato. Quando chiudi l’account, vengono eliminati anche i dati di partecipazione. L’analisi di utilizzo registra solo valori fissi di gruppo e origine, senza codici né email, e segue le regole esistenti su interruzione della registrazione (opt-out), esclusione per area geografica e conservazione.

L’idoneità allo sconto è un registro usato per spiegare le condizioni quando i pagamenti saranno attivi; non è un pagamento né un diritto a pagamento. Gli avvisi settimanali delle modifiche si leggono nell’app e, alla pubblicazione, vengono inviati alle notifiche ricevute e ai dispositivi dei membri attivi. Non c’è pubblicazione automatica su canali esterni né invio di email.

Collegamenti e autorizzazioni delle app esterne

Un’app esterna che scegli di collegare può leggere i tuoi documenti, quelli condivisi con te e le tue attività, entro gli ambiti che approvi. I documenti condivisi possono includere contenuti di altri partecipanti: assicurati di avere il diritto di condividerli. Foruki invia alla tua app collegata il contenuto richiesto, senza elaborarlo con l’AI. Le informazioni sulla privacy dell’app regolano la successiva elaborazione, conservazione e i trasferimenti internazionali. Scollegare l’app non elimina automaticamente le copie che ha già ricevuto.

Registriamo nome e identificatore dell’app collegata, autorizzazioni concesse, data del collegamento e ultimo utilizzo, oltre a tipo, esito e orario delle richieste. I registri di attività vengono eliminati dopo 90 giorni e non contengono contenuti dei documenti, termini di ricerca o link di condivisione. Se revochi un’autorizzazione, l’uso dei token per quell’ambito viene bloccato subito. Se scolleghi del tutto l’app, il registro del collegamento viene eliminato dopo 90 giorni. Se elimini il tuo account, vengono eliminati anche collegamenti, token e registri di attività. I proprietari dello spazio possono disattivare i collegamenti con app esterne per lo spazio.

Il consenso a proposte di modifica e creazione di nuovi documenti è separato da quello per la lettura. I contenuti proposti dall’app esterna, il nome dell’app, chi ha fatto la proposta, l’orario e l’esito della revisione vengono salvati nel documento; chi può modificare le applica o le rifiuta. I nuovi documenti vengono creati subito alla richiesta e conservano il nome dell’app che li ha creati. Le proposte e la loro origine vengono eliminate insieme al documento. Revocare un permesso blocca le richieste successive, ma non elimina le proposte già arrivate né i documenti già creati. Se disattivi il collegamento di uno spazio, lettura, proposte e creazione vengono bloccate. Quando si propone un responsabile, all’app collegata vengono forniti i nomi delle persone assegnabili nel documento e riferimenti validi solo all’interno del documento. Non vengono inviati identificatori dell’account. Foruki non inoltra queste richieste a un’altra AI esterna.

La modifica diretta dei documenti richiede un consenso separato. Un’app con questo consenso modifica subito, senza revisione, i documenti scelti che puoi modificare; Foruki salva lo stato appena precedente a ogni modifica nella cronologia del documento e vi conserva il nome dell’app, un riepilogo della modifica e l’ora. Puoi ripristinare dalla cronologia e, revocando il permesso, le modifiche successive vengono bloccate subito.

Anche l’organizzazione di libreria e notifiche richiede un consenso separato. Un’app con questo consenso può cambiare preferiti, categorie, tag e archiviazione per i documenti scelti, segnare le notifiche come lette e impostarne il livello, e legge le notifiche dei documenti scelti. Non cambia mai il contenuto dei documenti né le impostazioni di altre persone.

Scrivere commenti richiede un altro consenso separato. I commenti e le proposte di modifica del testo scritti da un’app collegata vengono pubblicati subito a tuo nome e restano associati al nome dell’app, che non è verificato. Un’app con permesso di lettura può leggere, entro gli stessi permessi, anche i commenti che puoi vedere, le versioni salvate, i riepiloghi di sondaggi e questionari, i calcoli della divisione spese, le attività, e i nomi e le dimensioni dei file allegati. Il contenuto dei file e i link di condivisione non vengono mai inviati. La copia di un documento crea un nuovo documento nella tua libreria solo se il proprietario dell’originale consente le copie.

Team e raccolte di documenti

Usiamo nome e descrizione del team, membri, inviti, permessi e le informazioni di collegamento tra documenti e raccolte del team per fornire le funzioni di collaborazione. I membri del team possono vedere i nickname e i permessi di team degli altri. Quando lasci il team o vieni rimosso, l’accesso ai documenti ottenuto tramite il team viene revocato; eliminando l’account, vengono cancellati i tuoi record di appartenenza al team e di invito. Se sposti una raccolta personale esistente in un team, i vecchi link di condivisione restano validi, ma i documenti del team aggiunti in seguito non vengono resi accessibili tramite quei link esterni.

Impostazioni predefinite per la registrazione con Naver

Quando ti registri per la prima volta con Naver, compiliamo il nickname con quello che hai accettato di condividere. Se è già in uso o non rispetta le regole sui nickname di Foruki, devi modificarlo. Al termine della registrazione importiamo nell’archivio di Foruki la tua foto del profilo Naver a cui hai dato il consenso, la usiamo come foto predefinita, rimuoviamo i metadati e ne riduciamo le dimensioni. Se l’importazione non riesce, usiamo un’icona del profilo. I nickname e le foto dei membri esistenti non vengono sovrascritti. Puoi cambiarli o rimuovere la foto in Le mie impostazioni. Terminata la registrazione, eliminiamo il nickname temporaneo e l’URL esterno della foto; la foto del profilo salvata viene eliminata quando elimini il tuo account.

Ricerca di amici ed email

Per aiutarti a trovare amici, salviamo sul tuo account l’email che il provider di accesso social condivide con il tuo consenso e la aggiorniamo quando accedi. Per Google e Kakao usiamo solo indirizzi email verificati. Se non viene fornita alcuna email, le persone possono comunque trovarti tramite il nickname. Non mostriamo la tua email nei risultati di ricerca né agli altri membri. Puoi disattivare “Consenti agli altri di trovarmi tramite email” in Le mie impostazioni → Amici. Non uniamo gli account in base all’email; se un altro account ha già lo stesso indirizzo, non lo registriamo di nuovo. L’email dell’account viene eliminata quando chiudi l’account.

Informazioni sull’account e consenso

L’accesso con Apple usa il tuo identificatore univoco dell’account e l’email che condividi, compreso un indirizzo di Nascondi la mia email. Non richiediamo il tuo nome né la tua foto. Quando elimini il tuo account Foruki, richiediamo la revoca dei token Apple e, in caso di errore, ritentiamo per un massimo di sette giorni. Il tuo account Apple non viene eliminato.

Usiamo l’identificatore univoco dell’account del provider di accesso social, il nickname e la versione e l’ora del consenso per autenticare i membri e fornire il servizio. Le impostazioni dello schermo (dimensione del testo, schermata iniziale e così via) sono conservate nell’account, e la foto del profilo che carichi direttamente (facoltativa) in Le mie impostazioni è conservata nell’archivio file di Foruki. Le foto del profilo caricate in precedenza restano insieme alle informazioni dell’account come piccola immagine quadrata finché non vengono spostate nell’archivio file. Le foto del profilo vengono salvate di nuovo come immagine con lato lungo massimo di 1024 px e come piccola immagine quadrata, eliminando i dati della foto come il luogo di scatto, e per ora sono visibili solo nel tuo menu e nella schermata delle impostazioni. Non raccogliamo la data di nascita e non copiamo automaticamente nome reale, foto del profilo o email di servizi esterni nel nickname pubblico. Se non acconsenti alla raccolta e all’uso delle informazioni necessarie per la registrazione, non puoi registrarti come membro.

L’accesso con Kakao è disponibile solo quando la funzione è attivata. Se lo usi, viene inviata una richiesta di accesso a Kakao e Foruki salva il tuo numero di membro Kakao e i registri di accesso a fini di autenticazione. Non riceviamo nome o foto del profilo Kakao e non mostriamo il tuo numero di membro né i token di accesso esterni agli altri partecipanti. I token di accesso esterni vengono conservati cifrati. Quando chiudi l’account, eliminiamo i collegamenti di accesso e i registri dell’account e chiediamo a Kakao di scollegare Foruki. Se lo scollegamento non riesce, conserviamo i token e riproviamo per un massimo di sette giorni. Il tuo account Kakao non viene eliminato.

Documenti e registri di partecipazione

Conserviamo titoli dei documenti, testo, formattazione, tabelle e informazioni allegate, cronologia delle modifiche, permessi di condivisione, commenti e risposte per mantenere i documenti e permettere di lavorarci insieme. La libreria di un membro e I miei modelli sono collegati al suo account. I nomi dei partecipanti e i dettagli delle modifiche possono essere mostrati in base ai permessi di accesso di ogni documento, e i membri che hanno eliminato il proprio account sono mostrati senza nome come ‘Utente eliminato’. Non scrivere nei documenti informazioni personali sensibili o password.

Salviamo, collegati all’account e al documento, l’ora in cui un membro ha visto per l’ultima volta un documento e la versione del documento in quel momento, così da mostrare cosa è cambiato dall’ultima visita. Il proprietario può confrontare con la cronologia di allora; agli altri partecipanti mostriamo solo il contenuto a cui possono accedere ora.

La sezione “Le mie attività” raccoglie titoli, stati, scadenze e altri dettagli degli elementi non completati che ti sono assegnati nei documenti che puoi aprire in questo momento, e li mostra a te. Non salviamo separatamente sul server questo elenco combinato.

L’elenco delle divisioni spese a cui partecipi memorizza, collegandoli al tuo account, gli identificativi di documento e divisione spese che un membro registra direttamente. Non si deduce la partecipazione dai nomi. Vengono mostrate solo le divisioni spese a cui hai attualmente accesso; le informazioni registrate vengono eliminate quando le rimuovi dall’elenco, chiudi l’account o il documento viene eliminato definitivamente.

Proposte di modifica, reazioni e menzioni dei commenti

Quando citi una frase o proponi una modifica, memorizziamo il commento, il suo autore e l’ora di creazione, il testo originale e la sua posizione, un breve brano circostante usato per ritrovarlo e il testo sostitutivo proposto. Memorizziamo anche se la proposta è stata applicata o rifiutata, chi l’ha gestita e quando. Chi può vedere il documento può vedere i suoi commenti e proposte. Il testo originale citato viene mostrato solo finché può ancora essere trovato nel corpo attuale e non viene più mostrato dopo l’applicazione di una proposta. Il brano circostante usato per individuarlo non viene mostrato. Proprietari e persone con permesso di modifica possono applicare o rifiutare le proposte.

Per le reazioni salviamo chi ha reagito a quale commento, il tipo di reazione e l’ora. Chi può vedere il documento vede solo i conteggi per tipo e le proprie scelte. Nemmeno il proprietario può vedere l’elenco di chi ha reagito. Le reazioni non inviano notifiche. Rimuovendo la tua reazione ne elimini il record.

Quando un membro menziona qualcuno con @ in un commento, salviamo il riferimento all’account di quella persona insieme al commento e mostriamo il suo nome visualizzato a chi può vedere il documento. Inviamo una notifica al membro menzionato. Le nuove proposte di modifica avvisano il proprietario e i membri con permesso di modifica che possono ancora vedere il documento; l’applicazione o il rifiuto di una proposta avvisa il membro che l’ha proposta. Non ti avvisiamo delle tue azioni e non inviamo notifiche a chi ha disattivato le notifiche o ha perso l’accesso al documento.

Eliminando un commento si cancellano il testo citato, il brano circostante, il testo proposto, i riferimenti alle menzioni e le reazioni. Nascondere un commento conserva queste informazioni ma smette di mostrarle. Quando elimini il tuo account, eliminiamo le tue reazioni, i tuoi commenti e le tue proposte. I commenti e le proposte con risposte di altre persone lasciano un segnaposto vuoto. Rimuoviamo anche i riferimenti al tuo account dalle menzioni presenti in altri commenti. Le modifiche già applicate al corpo del documento di un’altra persona e i nomi scritti direttamente nel testo non vengono rimossi automaticamente. Eliminando definitivamente un documento si eliminano anche i suoi commenti, proposte, reazioni e registri delle menzioni.

Spazio di gruppo

Quando un membro crea uno spazio di gruppo, salviamo il nome dello spazio, il proprietario, l’elenco dei documenti inseriti e i permessi di condivisione di ciascun documento, le informazioni necessarie per verificare e mostrare di nuovo il link dello spazio, i membri che hanno partecipato e l’ora di partecipazione. Chi viene invitato tramite il link dello spazio può vedere il nome dello spazio, i titoli, l’ora dell’ultima modifica e i permessi di condivisione dei documenti disponibili e il numero di partecipanti. Ogni documento si apre con i permessi stabiliti per quel documento; i nickname e l’ora di partecipazione dei membri sono visibili solo a chi ha creato lo spazio.

Quando un membro esce o viene rimosso, eliminiamo il record della sua appartenenza allo spazio. L’eliminazione di uno spazio rimuove nome, link, elenco dei documenti e record di appartenenza, mentre i documenti restano. I link specifici dello spazio vengono disattivati anche per i documenti che chi ha creato lo spazio possiede ancora e che non sono nel cestino. L’eliminazione definitiva di un documento lo rimuove anche dall’elenco dello spazio.

Notifiche

Per mostrare le notifiche ai membri, salviamo destinatario, tipo di notifica, documento e voce correlati, persona che ha generato la notifica, ora di creazione e ora di lettura. Solo il destinatario può vedere una notifica. Non copiamo il contenuto dei documenti nei registri delle notifiche: a ogni visualizzazione controlliamo contenuto e permessi attuali. Se non puoi più accedere a un documento, le sue notifiche non vengono più mostrate.

Quando un documento condiviso cambia, avvisiamo con una riga per documento i membri che possono accedervi. Per farlo, salviamo per ogni documento la posizione e l’ora dell’ultima modifica notificata e il numero di modifiche non ancora notificate; per le modifiche che non lasciano una cronologia (aggiunta di un documento a un team, blocco, ripristino dal cestino e simili) salviamo per 90 giorni chi le ha fatte, di che tipo erano e quando. Una notifica contiene chi ha modificato (fino a 3 persone), quante persone, e il numero di nuovi commenti e risposte. Quando non puoi più accedere a un documento, ti avvisiamo solo di questo, senza il titolo del documento.

Colleghiamo al tuo account e conserviamo il livello di notifica scelto per ogni documento (Tutte le modifiche, Solo ciò che mi riguarda o Disattivato) e l’ora in cui è stato impostato. Possiamo creare promemoria quando le scadenze delle attività o dei sondaggi e questionari si avvicinano o passano. Puoi disattivare i promemoria in Le mie impostazioni. La tua preferenza sui promemoria è conservata con il tuo account.

Una volta al giorno, durante la pulizia delle notifiche, eliminiamo quelle create da più di 90 giorni e, per ogni membro, le notifiche già lette più vecchie oltre le 100 più recenti di modifica dei documenti e oltre le 500 più recenti delle altre notifiche. Conserviamo anche registri che identificano documento, voce, scadenza e dettagli simili per non creare più volte lo stesso promemoria. I registri anti-duplicazione delle scadenze delle attività vengono eliminati quando il documento viene eliminato definitivamente; gli altri registri dei promemoria vengono eliminati dopo 60 giorni.

Per evitare che le modifiche allo stesso documento arrivino troppo spesso ai tuoi dispositivi, per ogni membro e documento salviamo l’ora dell’ultima notifica inviata al dispositivo e l’ora in cui è prevista una notifica raggruppata, e li eliminiamo un giorno dopo che non c’è più nulla da inviare. Per avvisarti una sola volta ogni volta che l’uso dello spazio di archiviazione supera l’80%, il 95% e il 100%, salviamo il livello superato e l’ora, e li eliminiamo alla successiva memorizzazione di un file quando l’uso è inferiore di oltre 10 punti percentuali a quel livello. Per avvisarti quando un’attività AI lunga termina dopo che hai chiuso la sua finestra, salviamo l’ora in cui l’attività è stata controllata l’ultima volta e la eliminiamo insieme al registro dell’attività.

Per avvisarti degli accessi da un nuovo dispositivo, per ogni browser o app da cui accedi salviamo, collegati al tuo account, un identificatore del dispositivo, il tipo di browser e di sistema operativo (ad esempio Chrome · macOS) e l’ora della prima e dell’ultima volta in cui è stato visto. Non salviamo indirizzi IP né posizioni. Eliminiamo la registrazione di un dispositivo non visto per 400 giorni e le eliminiamo tutte quando chiudi l’account.

Salviamo nelle impostazioni dell’account il fuso orario per le notifiche (ad es. Asia/Seoul). Inizialmente lo rileviamo una sola volta dal browser con cui hai effettuato l’accesso e puoi cambiarlo in Le mie impostazioni. Il fuso orario serve a stabilire che cos’è “oggi” in Le mie attività, a definire le ore di silenzio per le notifiche del dispositivo e a raggruppare le notifiche per giorno. I promemoria vengono aggiunti alla casella delle notifiche anche di notte; solo l’invio al dispositivo viene rimandato in base al fuso orario e alle impostazioni di ciascun destinatario.

Salviamo nel tuo account le ore di silenzio, l’ambito delle notifiche di modifica dei documenti e le impostazioni delle notifiche del dispositivo per tipo. Per una notifica del dispositivo posticipata, salviamo insieme alla notifica l’orario in cui verrà inviata.

Per raggruppare in una sola ogni ora le notifiche del dispositivo sulle modifiche ai documenti quando superano le 20 in un giorno, memorizziamo per ogni membro l’ora in cui sono state inviate le notifiche del dispositivo e le eliminiamo dopo due giorni. Vengono eliminate anche quando elimini il tuo account.

Webhook dei documenti e notifiche sul telefono

Il contenuto nelle notifiche del dispositivo è attivo per impostazione predefinita. Quando è attivo, i titoli di documenti, spazi ed elementi, i nomi visualizzati dei partecipanti e i messaggi di contesto già visibili nella tua casella delle notifiche vengono inviati tramite servizi push come Apple, Google e Mozilla. Le notifiche web vengono cifrate durante il trasferimento; le notifiche delle app passano da Google FCM e, su iPhone, da APNs. Non inviamo il testo dei documenti, il testo completo dei commenti né i segreti dei link di condivisione. Disattiva ‘Mostra il contenuto nelle notifiche del dispositivo’ in Le mie impostazioni per ricevere solo un messaggio generico di nuova notifica. Android segue l’impostazione della schermata di blocco del dispositivo per nascondere i contenuti sensibili. Le notifiche già visualizzate vanno gestite sul tuo dispositivo.

I webhook dei documenti sono attualmente disattivati in produzione. Solo quando questa funzione è attiva il proprietario può inviare le notifiche di modifica del documento a un servizio esterno scelto dal proprietario stesso. I dati inviati comprendono i titoli di documenti, tabelle, voci, sondaggi e questionari, gli stati, i tipi di modifica, gli orari e i conteggi, l’identificatore del documento e un indirizzo del documento senza il segreto del link di condivisione. Non inviamo il corpo del documento, il testo dei commenti né l’elenco dei partecipanti, ma potrebbero essere inclusi dati personali come nomi scritti nei titoli o negli stati. Anche le persone che possono vedere le notifiche nel servizio esterno potrebbero vedere queste informazioni.

Quando configuri un webhook, conserviamo cifrato l’indirizzo del servizio ricevente e salviamo il dominio e gli ultimi quattro caratteri dell’indirizzo da mostrare nella schermata delle impostazioni, i tipi di notifica, lo stato di attivazione, chi l’ha configurato e quando, e i risultati degli invii. I registri degli invii vengono conservati per 30 giorni e poi eliminati. Se il proprietario elimina il webhook o elimina definitivamente il documento, vengono eliminati insieme le impostazioni e i registri degli invii. Se cambia il proprietario, l’invio viene disattivato e l’indirizzo di destinazione eliminato. Le notifiche già inviate a un servizio esterno non vengono eliminate quando elimini il documento da Foruki o il tuo account, e seguono le regole di conservazione ed eliminazione del servizio che le ha ricevute.

I membri possono iscriversi dopo aver attivato le notifiche del dispositivo in Le mie impostazioni e aver consentito le notifiche sul dispositivo. Salviamo l’indirizzo di ricezione push (endpoint) del dispositivo, le chiavi di crittografia, l’ora di iscrizione e lo stato di consegna, collegati alla sessione di accesso, al dispositivo e all’account. Le notifiche vengono cifrate e inviate tramite i servizi push dei browser, come Apple, Google e Mozilla. In base all’impostazione di visualizzazione dei contenuti, inviamo messaggi contestuali sulle notifiche ricevute oppure messaggi generici. Annullando l’iscrizione o uscendo dall’account eliminiamo le relative informazioni di iscrizione; eliminando l’account le eliminiamo per tutti i dispositivi. Le notifiche già mostrate sul dispositivo si gestiscono dalle sue impostazioni delle notifiche.

Nomi visualizzati degli ospiti

Gli ospiti possono scegliere di scrivere, per ogni documento, un ‘Nome in questo gruppo’ per farsi riconoscere nei commenti e nei sondaggi con nome. Il nome, fino a 40 caratteri, viene salvato nel documento e mostrato a chi può vedere il documento come ‘Nome · numero visitatore’. Nei sondaggi con nome solo il proprietario vede i nomi e le scelte individuali. Finché dal dispositivo ospite hai accesso al documento, puoi modificare o cancellare il nome. Se cancelli i dati del dispositivo o la sessione del dispositivo di 30 giorni scade e ne viene creata una nuova, potresti non riuscire più a modificare o cancellare di persona il nome precedente. In tal caso, avvisaci tramite Contattaci di Foruki.

Per precompilare il nome nel prossimo documento, conserviamo nella memoria del browser di questo dispositivo l’ultimo nome salvato e l’ora del salvataggio. Se salvi un nome vuoto, cancelli anche il nome memorizzato su questo dispositivo. Cancellare i dati del browser non cancella i nomi salvati nei documenti.

Questionari sulla presenza e sondaggi sulle date

I questionari sulla presenza memorizzano i nomi, le note e le risposte numeriche che scrivi direttamente nelle domande, le risposte che scegli e gli orari di invio e modifica, per raccogliere le conferme di presenza. Sono collegati ai dati di partecipazione di membri o ospiti per evitare invii duplicati e permetterti di ritrovare le tue risposte. Puoi vedere le tue risposte; le risposte individuali delle altre persone e gli orari di invio sono visibili solo al proprietario del documento. Il nome dell’account e le informazioni sul dispositivo non vengono mostrati automaticamente con le risposte. Se il proprietario attiva la condivisione dei risultati prima della pubblicazione, i partecipanti vedono dati aggregati, come il numero di persone per opzione e i totali numerici, in base all’ambito di visibilità dei risultati impostato. Nomi, note e risposte con date non vengono condivisi. Con poche risposte, i dati aggregati possono comunque permettere di dedurre la risposta di una singola persona.

I sondaggi sulle date salvano le date che scegli e gli orari di invio e modifica, collegati al tuo record di partecipazione, per raccogliere le date disponibili. Nei sondaggi con nome, solo il proprietario vede i nomi visualizzati e le scelte individuali. Nei sondaggi anonimi, nemmeno il proprietario vede le scelte individuali. Puoi vedere le tue scelte. Gli altri partecipanti vedono solo i dati aggregati, in base alla visibilità dei risultati impostata dal proprietario.

Per le domande di orario e di punteggio salviamo l’ora che inserisci e il punteggio che scegli (1–5) insieme alle altre risposte del questionario. Le singole risposte le vedono solo tu e il proprietario del documento. Nei questionari con la condivisione dei risultati attiva vengono mostrati il numero di persone per punteggio e la media, secondo l’ambito di visibilità impostato. Le risposte sull’orario non vengono condivise con altri partecipanti. I questionari per ordine di arrivo mostrano la capienza e i posti rimasti indipendentemente dall’impostazione di visibilità dei risultati, e i sondaggi con capienza mostrano il numero di persone per opzione. Da questi numeri si può intuire quante persone hanno inviato una risposta o la scelta di una singola persona.

Nomi e importi della divisione spese

Le divisioni spese memorizzano come contenuto del documento i nomi di persone e gruppi che inserisci, i membri dei gruppi, gli importi e le date delle spese, chi ha pagato e le persone escluse dalla divisione, per ripartire i costi e calcolare chi paga o riceve quanto. Chi può visualizzare il documento può vedere queste informazioni e le quote calcolate. L’indicazione dell’autore collegata a un account diventa “Utente eliminato” dopo la chiusura dell’account, ma i nomi e gli importi inseriti direttamente nella divisione spese del documento di un’altra persona non vengono eliminati automaticamente. Possono essere modificati o eliminati in base ai permessi di modifica del documento.

Quando selezioni Inviato, salviamo chi invia e chi riceve (persone o gruppi), l’importo e la data come riga nella tabella della divisione spese. È una registrazione fatta da un partecipante, non un trasferimento reale né una conferma da parte di una banca. Possono vederla le persone che possono visualizzare il documento, e i permessi di modifica stabiliscono chi può annullarla o modificarla. Annullando una registrazione la riga viene nascosta e può essere ripristinata dagli elementi nascosti. La cronologia conserva il contenuto del momento in cui salvi il documento. Come gli altri contenuti della divisione spese, segue le regole del documento su cronologia, conservazione ed eliminazione. Le registrazioni e i nomi e importi inseriti nel documento di un’altra persona non vengono eliminati automaticamente quando elimini il tuo account.

Calcoli, collegamenti e CSV nelle tabelle

Le formule, i collegamenti tra righe di altre tabelle nello stesso documento e le impostazioni dei riepiloghi collegati vengono salvati come contenuto del documento. I risultati di calcoli e riepiloghi vengono calcolati al momento a partire dai valori della tabella e non vengono salvati come valori di cella separati. Anche le timeline e i grafici ridisegnano o calcolano sul tuo dispositivo valori di tabella che puoi già vedere.

L’importazione CSV legge il file sul tuo dispositivo. Quando crei la tabella, invia al server il contenuto delle celle e le impostazioni delle colonne per salvarli nel documento. Il file CSV stesso non viene caricato né conservato, ma i dati personali importati, come nomi e recapiti, seguono le stesse regole del documento su autorizzazioni, cronologia, conservazione ed eliminazione, come il contenuto della tabella inserito a mano.

Il download CSV crea un file sul tuo dispositivo. Può includere nomi e valori mostrati nella tabella, oltre ai nomi di chi ha creato e modificato che hai il permesso di vedere. Eliminando un documento o il tuo account i file scaricati non vengono eliminati, quindi gestiscili sul dispositivo in cui sono stati salvati.

Regole delle tabelle, voci ricorrenti e promemoria per spese non saldate

Quando il proprietario attiva una regola automatica della tabella, salviamo la condizione, l’azione, la colonna di destinazione, lo stato di attivazione della regola, chi l’ha creata e l’ora. Quando una voce viene completata, la cella data indicata può essere compilata con la data di oggi; al completamento o all’aggiunta di una voce si può avvisare il proprietario o il responsabile. Le impostazioni delle regole le vedono il proprietario e chi ha il permesso di modifica, mentre i valori modificati li vede chiunque possa vedere il documento. Le impostazioni di ripetizione sono salvate nella voce; quando la scadenza di una voce completata passa e inizia l’occorrenza successiva, il sistema riporta lo stato a non completato, sposta la scadenza e registra la data dell’occorrenza precedente. Anche questi valori modificati seguono le regole di cronologia, conservazione ed eliminazione del documento.

I promemoria per le spese non saldate controllano se restano trasferimenti in una tabella di divisione spese e avvisano solo il membro proprietario del documento. La notifica non include importi né nomi dei partecipanti. Memorizziamo un registro che identifica il risultato del calcolo per evitare di ripetere i promemoria sullo stesso stato. Questi promemoria seguono le stesse impostazioni di notifica, conservazione ed eliminazione degli altri promemoria. Puoi disattivare i promemoria in Le mie impostazioni o silenziare il documento.

Indice e contenuto da altri documenti

L’indice viene creato dai titoli del documento attuale. ‘Contenuto da un altro documento’ memorizza solo i riferimenti al documento di origine e alla posizione del testo. L’origine viene letta con i permessi attuali di chi guarda e mostrata in sola lettura. Poter vedere il documento che contiene il riferimento non permette di vedere l’origine senza il permesso. Nessuna copia del contenuto dell’origine viene salvata nel corpo, nell’indice di ricerca, nell’indice AI o nella cronologia del documento che lo contiene. Neppure duplicare quel documento crea una copia del contenuto dell’origine. Se l’origine viene eliminata o perdi l’accesso, non viene più mostrata.

File allegati e foto

I file e le foto che i membri caricano nei documenti sono trattati come contenuto del documento. I file sono conservati su un dispositivo di archiviazione (NAS) gestito direttamente dall’operatore di Foruki, insieme a nome, dimensione, tipo, autore del caricamento e ora di caricamento di ciascun file. Quando vengono caricate foto (JPEG, PNG, WebP, GIF), rimuoviamo metadati come la posizione e i dettagli della fotocamera e creiamo piccole immagini separate per le anteprime. Se una foto non può essere letta, ad esempio perché il file è danneggiato, può essere conservata come file solo da scaricare senza che i metadati siano stati rimossi. Non rimuoviamo i metadati all’interno di altri file, come i dati dell’autore in PDF o documenti Office: controllali prima di caricare. Solo chi può vedere il documento (il proprietario e chi ha il permesso di modifica, commento o visualizzazione) può vedere l’anteprima e scaricare i suoi file; i link di risposta a sondaggi e questionari non permettono di vederli. Ogni file può pesare fino a 20 MB, un documento può contenere in tutto fino a 100 MB di file e i file eseguibili non vengono accettati.

Drive

Solo il membro che ha caricato un file del Drive può vederlo e scaricarlo. Un file collegato a un documento, però, può essere visto e scaricato nella sua versione attuale anche da chiunque possa vedere quel documento, e le nuove versioni e i nuovi nomi arrivano subito a tutti i documenti a cui il file è collegato. I file del Drive sono conservati sullo stesso dispositivo di archiviazione (NAS) degli allegati dei documenti, insieme a nome, dimensione, tipo, ora di caricamento, indicazione di preferito e stato del cestino del file, ai nomi e alle posizioni delle cartelle, e al fatto che un file sia collegato a documenti e quando e perché un collegamento è stato rimosso. Quando viene caricata una nuova versione, anche i file delle versioni precedenti vengono conservati, fino alle ultime 10 per file, e le versioni e le cartelle eliminate vengono rimosse allo stesso modo dei file eliminati definitivamente. Anche se un file del Drive viene eliminato definitivamente, lo stesso file allegato a un documento resta come allegato di quel documento. I metadati delle foto sono trattati come per gli allegati.

Quando un file del Drive viene caricato, riceve una nuova versione o viene rinominato, quando una cartella viene creata o spostata, quando un file viene collegato a un documento o un collegamento viene rimosso, e quando gli elementi vengono spostati nel cestino, ripristinati o eliminati definitivamente, e su richiesta di chi, viene registrato solo con numeri di identificazione, senza nome né contenuto del file, conservato per 1 anno e poi eliminato. Dopo l’eliminazione definitiva di un file o l’eliminazione dell’account del suo proprietario, questi registri conservano solo i numeri di identificazione e ‘Utente eliminato’ fino alla fine del periodo di conservazione.

Assistente AI

L’assistente AI è facoltativo. L’elaborazione AI avviene quando un membro invia una richiesta nel pannello dell’assistente AI, oppure quando viene eseguita una funzione pianificata che il membro stesso ha attivato (come il riepilogo settimanale dei progressi). La richiesta, l’eventuale testo selezionato e il contenuto del documento necessario alla funzione, limitato a ciò che chi ha fatto la richiesta può vedere in quel momento (testo, tabelle, commenti, risultati di sondaggi e questionari, decisioni, testo dei file di testo allegati e così via), vengono inviati a un modello AI. In un documento condiviso questo può includere contenuti scritti da altri partecipanti e nomi presenti nel documento. Quando una funzione AI ha bisogno di foto o PDF allegati, il server di Foruki ne legge direttamente il testo (riconoscimento del testo integrato in macOS) e invia al modello AI quel testo e, se necessario, la foto stessa. Gli ospiti possono usare solo i suggerimenti di modelli pubblici. L’indice di ricerca dei documenti, invece, viene creato per ogni documento, che l’assistente AI venga usato o meno (vedi sotto).

L’elaborazione AI passa da OpenRouter, un servizio AI con sede negli Stati Uniti, ed è eseguita dai fornitori di modelli AI a cui OpenRouter si collega. OpenRouter sceglie uno dei fornitori che offrono il modello e gli invia la richiesta; Foruki non limita separatamente la conservazione dei dati da parte dei fornitori né il loro uso per l’addestramento. A seconda del fornitore, il contenuto di richieste e risposte può quindi essere conservato per un certo periodo o usato per migliorare i servizi del fornitore stesso (compreso l’addestramento dei modelli). Se il fornitore che gestisce una richiesta non riesce a completarla, la richiesta viene ritentata solo con lo stesso fornitore e non viene passata a un altro. Alle richieste non viene associato alcun identificativo dell’account. Foruki non usa le richieste AI né il contenuto dei documenti per addestrare l’AI. Le richieste originali non vengono mostrate nelle schermate di amministrazione generali; il personale autorizzato che indaga sugli errori può consultare registri diagnostici privati secondo le regole di conservazione indicate più avanti. I risultati AI vengono prima mostrati in anteprima a chi ha fatto la richiesta ed entrano nel documento solo quando questa persona li applica.

Per le richieste che richiedono informazioni aggiornate (creare un documento, aggiungere contenuti e così via), l’AI crea una breve query di ricerca basata sulla tua richiesta e sul contenuto del documento, e un programma di metaricerca che Foruki gestisce direttamente sul proprio server (SearXNG) invia la query a motori di ricerca esterni, anche al di fuori della Corea. Le query di ricerca possono includere ciò che è scritto nella tua richiesta o nel documento (compresi dati personali come nomi e recapiti), quindi non scrivere nella richiesta ciò che non vuoi che venga inviato a motori di ricerca esterni. I motori di ricerca ricevono la richiesta dal server di Foruki, quindi le informazioni sul tuo account e sul tuo dispositivo non vengono trasmesse. Per ogni richiesta il server di Foruki apre e legge al massimo 3 pagine web molto pertinenti, e il loro testo viene eliminato al termine dell’elaborazione. I risultati che usano materiale web riportano le fonti utilizzate (titolo, link e data della ricerca). Non esiste un’impostazione per disattivare separatamente la ricerca web.

Per i modelli consigliati, l’argomento che inserisci (anche come ospite) e i titoli e i riepiloghi dei modelli pubblici, e per la ricerca per significato, i documenti correlati e le domande ai tuoi documenti, le parole cercate, vengono inviati alla funzione di embedding di OpenRouter (modello bge-m3), che li trasforma in elenchi di numeri che rappresentano il significato. Per questa ricerca nei documenti, Foruki invia alla funzione di embedding di OpenRouter il titolo e i frammenti di testo visibili con il permesso di visualizzazione di ogni documento che non è nel cestino (documenti dei membri e degli ospiti) e li indicizza ogni volta che un documento viene creato o modificato, indipendentemente dal fatto che qualcuno usi l’assistente AI. I risultati mostrano solo i documenti che il membro che cerca può aprire in quel momento.

I nomi visualizzati degli ospiti possono comparire anche nei commenti o nelle informazioni di modifica letti dall’AI. I nomi dei partecipanti collegati come responsabili sono inclusi nell’indice di ricerca dei documenti e inviati al servizio di embedding di OpenRouter.

Conservazione ed eliminazione dei registri AI

Le richieste, il contenuto dei documenti e i risultati degli strumenti usati in un’attività AI vengono conservati solo mentre l’attività è in elaborazione; un risultato pronto può essere aperto o applicato solo per 30 minuti se è una risposta, o per 15 minuti se è una proposta che modifica un documento. Quando un’attività viene applicata, annullata, fallisce o scade, il contenuto della richiesta e del risultato viene eliminato, e il registro dell’attività senza contenuto (funzione, stato, orari e identificatori dei risultati applicati) viene eliminato dopo 30 giorni. I risultati che applichi diventano contenuto del documento e seguono le regole di conservazione del documento; le informazioni necessarie per annullare una modifica AI vengono conservate per 30 giorni. Nella conversazione accanto al documento, le tue richieste (fino a 1.000 caratteri) e le risposte (fino a 1.600 caratteri) sono visibili solo sul dispositivo e sull’account che ha avviato la conversazione e vengono eliminate 30 giorni dopo l’invio. Puoi anche eliminare tu stesso una conversazione. Le anteprime del riepilogo settimanale dell’avanzamento che non sono state applicate vengono eliminate dopo 7 giorni. L’indice di ricerca di tutti i documenti (titoli, estratti di testo ed elenchi di numeri) è conservato nel database di Foruki, viene ricostruito quando un documento cambia ed è eliminato quando il documento viene spostato nel cestino o eliminato definitivamente. Il testo estratto dai file di testo affinché l’AI lo legga viene eliminato insieme al file. Le statistiche di utilizzo conservano soltanto funzione, stato, tempo impiegato, numero di caratteri, numero di token, costo ed esito della ricerca, senza il contenuto della richiesta, e non possono più essere ricondotte a nessuno una volta eliminato il registro dell’attività o quando il membro chiude l’account. A parte questo, l’orario del primo utilizzo dell’AI e la funzione usata vengono conservati per 13 mesi nei registri di “Analisi di utilizzo” insieme a un identificatore pseudonimo e vengono eliminati quando chiudi l’account. Quando chiudi l’account Foruki, vengono eliminati anche le conversazioni AI, i registri delle attività e le informazioni per annullare le modifiche. Questi registri possono rimanere anche nei backup del database per il ripristino in caso di guasto, fino a 30 giorni. Per indagare sugli errori e prevenirne la ricorrenza, conserviamo registri diagnostici separati dei problemi di elaborazione AI, esclusi i guasti dei fornitori. Possono includere la richiesta originale e le impostazioni di input, gli identificatori di documenti e blocchi, parte dell’output del modello non riuscito, la fase e il codice dell’errore, gli orari e la versione del software. I token di autenticazione, i cookie e i segreti nei link di modifica o di recupero vengono oscurati. I registri sono archiviati in file del server ad accesso limitato per non più di 30 giorni e possono essere rimossi prima se si raggiungono i limiti di spazio. Sono usati solo per indagare e correggere i problemi e possono essere consultati solo da personale autorizzato. Dopo la chiusura dell’account, questi registri vengono eliminati entro questo periodo di conservazione separato; le richieste di eliminazione possono essere inviate tramite la pagina Contattaci di Foruki. Quando si applicano i limiti giornalieri AI, salviamo per l’account, per quel periodo, il numero di risultati riusciti e di bozze, il fuso orario, l’ora di azzeramento e lo stato di conteggio di ogni attività. I conteggi non contengono il contenuto delle richieste, vengono azzerati all’inizio del periodo di utilizzo successivo e vengono eliminati quando chiudi l’account.

Affidamento a terzi e trasferimento all’estero per l’elaborazione AI

Per offrire l’assistente AI, Foruki affida a operatori con sede fuori dalla Corea il trattamento di contenuti che possono contenere dati personali, come descritto di seguito.

• Nomi inclusi nei dati trasferiti: possono essere inclusi anche i nomi dei responsabili nell’indice di ricerca dei documenti e i nomi visualizzati degli ospiti nei commenti o nelle informazioni di modifica necessari per una richiesta AI.
• Destinatari: OpenRouter, Inc. (169 Madison Ave #2404, New York, NY 10016, USA · contatto per la privacy privacy@openrouter.ai) e un fornitore di modelli AI scelto da OpenRouter per ogni richiesta. Attualmente i fornitori sono Reka, Wafer, DekaLLM, Ionstream, DeepInfra, Phala, Mancer, Parasail, Chutes, AkashML, CoreWeave, Novita, Alibaba, Cloudflare e Venice per il modello di chat (Qwen3.8 27B), e Parasail e DeepInfra per gli embedding (bge-m3). L’elenco può cambiare e si può consultare nella pagina dei fornitori di OpenRouter per ciascun modello.
• Paese di destinazione: Stati Uniti (OpenRouter elabora i dati in regioni Google Cloud negli Stati Uniti). Anche la maggior parte dei fornitori di modelli sono aziende statunitensi, ma alcuni hanno la sede in un altro Paese (ad esempio Alibaba in Cina), altri non indicano dove elaborano i dati e altri ancora sono fornitori decentralizzati che elaborano i dati su server distribuiti in più Paesi.
• Quando e come: inviati tramite una connessione cifrata (HTTPS) ogni volta che viene richiesta una funzione AI o viene eseguita una funzione pianificata che hai attivato, e ogni volta che l’indice dei documenti viene creato o aggiornato.
• Elementi trasferiti: richieste AI e testo selezionato, il contenuto del documento necessario a una funzione (che può contenere dati personali come testi scritti da altri partecipanti e nomi presenti nel documento), testo letto da foto e PDF allegati e, se necessario, le foto, gli argomenti dei modelli consigliati e, per l’indice di ricerca, i titoli e gli estratti di testo di tutti i documenti più i termini di ricerca. Gli identificatori dell’account non vengono inviati.
• Finalità: produrre i risultati dell’assistente AI, suggerimenti di modelli, ricerca per significato e ricerca di documenti correlati
• Periodo di conservazione e utilizzo: in base al contratto sul trattamento dei dati, OpenRouter elimina il contenuto della richiesta e della risposta subito dopo aver generato la risposta, e conserva solo i dati di utilizzo privi di contenuto (numero di token, tempi di elaborazione e così via) per il periodo necessario agli obblighi commerciali e legali. Il periodo di conservazione dei dati da parte dei fornitori dei modelli e l’ambito del loro utilizzo (incluso l’addestramento) seguono le politiche di ciascun fornitore, e Foruki non li limita separatamente. Puoi consultare la politica di ciascun fornitore nella pagina dei fornitori di OpenRouter per ogni modello.
• Come rifiutare e cosa succede se rifiuti: se non usi l’assistente AI, a causa delle richieste AI non viene inviato nulla. In tal caso non potrai usare le funzioni AI, ma tutte le funzioni dei documenti continuano a funzionare. In un documento condiviso, il tuo testo può essere incluso quando un altro partecipante usa l’AI, quindi non condividere il documento se non vuoi che accada. L’invio per l’indice di ricerca avviene per ogni documento, indipendentemente dall’uso dell’AI, e al momento non esiste un modo per rifiutare solo questo. Se non lo desideri, elimina il documento (spostandolo nel cestino viene eliminato subito anche il relativo indice salvato) oppure faccelo sapere tramite il modulo di contatto di Foruki.
• Motori di ricerca esterni: per le ricerche sul web, le query create a partire dalla tua richiesta e dal contenuto del documento vengono inviate a motori di ricerca e di notizie esterni (DuckDuckGo, Naver, Google News, Bing News, Wikipedia, Wikinews). Le query possono contenere dati personali.

Consultazione operatore

Per gestire il servizio (statistiche di utilizzo, gestione di richieste e segnalazioni, controllo dei problemi), un solo operatore designato può vedere l’elenco dei membri (nickname, data di registrazione, ora dell’ultimo accesso, metodo di accesso, impostazione della lingua, numero di documenti) e l’elenco dei documenti (titolo, modalità di creazione, stato, orari di creazione e modifica, numero di partecipanti, commenti e link di condivisione, numero e dimensione dei file). L’operatore non vede il contenuto dei documenti, i nomi e il contenuto dei file né i segreti dei link di condivisione, e ogni consultazione viene registrata. Le statistiche giornaliere sono conservate solo come totali che non permettono di identificare le persone, e le registrazioni dell’analisi di utilizzo non vengono consultate persona per persona, tranne per gestire la tua richiesta di consultarle o eliminarle (vedi ‘Analisi di utilizzo’).

Per controllare i piani e assegnare o revocare i piani gratuiti, lo stesso operatore può vedere i piani di membri e spazi e il relativo motivo (a pagamento, gratuito, test beta o condizioni preesistenti), i periodi di assegnazione e la cronologia delle modifiche (motivo, operatore che ha effettuato la modifica e orario), i nomi degli spazi, i nickname dei proprietari e il numero di membri, oltre allo stato dell’abbonamento e ai registri di pagamento e rimborso (prodotto, importo, valuta e data). L’operatore non vede i dati dei metodi di pagamento, come i numeri di carta, né gli indirizzi email. La cronologia delle assegnazioni dei piani viene eliminata quando il membro elimina il proprio account o lo spazio viene eliminato.

Analisi di utilizzo

Per migliorare il servizio e ricavare statistiche di utilizzo, i server di Foruki registrano direttamente alcune fasi dell’utilizzo: la registrazione, la creazione del primo documento (compreso il modo in cui è iniziato: documento vuoto, modello, copia o AI), la creazione di una condivisione (link, link di risposta, invito, team o spazio di gruppo), la prima apertura di un link di condivisione, l’utilizzo in un dato giorno (una volta al giorno, nei giorni in cui apri una schermata di Foruki o un documento oppure fai qualcosa in un documento), il primo utilizzo di una tabella attività e il primo utilizzo dell’AI (la prima volta che fai una richiesta all’AI).

Questi registri derivano da richieste che Foruki già elabora per fornire il servizio a membri e ospiti, e vengono conservati solo con identificatori di account o dispositivo trasformati con una chiave segreta separata. Per questo li utilizziamo ulteriormente, nell’ambito ragionevolmente connesso allo scopo originario della raccolta, ai sensi dell’art. 15, comma 3, della Legge coreana sulla protezione delle informazioni personali. I criteri che Foruki ha applicato ai sensi dell’art. 14-2 del relativo Decreto di attuazione sono i seguenti: l’uso è connesso allo scopo originario di fornire il servizio a membri e ospiti, è prevedibile in base al modo in cui funziona il servizio, non comporta alcuno svantaggio per te, gli identificatori sono conservati dopo la trasformazione con una chiave segreta separata e non include il contenuto dei documenti.

Questi record contengono solo il passaggio e il suo orario (al minuto), la lingua dell’interfaccia, se sei un membro o un ospite, se l’account o il dispositivo usava già Foruki prima dell’inizio di questi record, come è stato creato un documento (vuoto, modello, copia o AI), come è stato condiviso qualcosa (link, link di risposta, invito, team o spazio di gruppo) e se un link è stato ricreato, la prima funzione AI che hai usato e un identificatore pseudonimo diverso per ogni persona (l’identificatore del tuo account o dispositivo trasformato con una chiave segreta). Non indicano quale documento, link, invito o team fosse coinvolto. I record di analisi di utilizzo non contengono mai titoli o contenuti dei documenti, segreti dei link, nomi o indirizzi email, indirizzi IP, informazioni sul browser o posizione. Non usiamo strumenti di analisi di terze parti e non creiamo nuovi cookie né archiviazione del browser; per l’analisi di utilizzo usiamo anche l’identificatore del dispositivo contenuto nel cookie esistente, o nei dati di accesso dell’app, usato per l’accesso e i controlli del dispositivo, e la tua impostazione della lingua dell’interfaccia. Se ti connetti dallo Spazio economico europeo (SEE), dal Regno Unito o dalla Svizzera, oppure il tuo browser o la tua app invia Global Privacy Control (GPC, un segnale do-not-track), non registriamo l’analisi di utilizzo.

Quando accedi, i registri creati su quel dispositivo fino al momento dell’accesso vengono collegati all’account con cui hai effettuato l’accesso. Se porti nel tuo account un documento creato da un ospite usando la sua chiave di recupero, anche i registri di quell’ospite vengono collegati al tuo account. L’operatore designato non ha una visualizzazione persona per persona: vede solo i totali per settimana di inizio e lo stato dei registri per giorno. Finché gli utenti sono pochi, tuttavia, il totale di una settimana può descrivere i registri di una o due persone soltanto. Anche il numero di persone che hanno aperto un link di condivisione è visibile solo come totale e non viene mai mostrato al proprietario del documento.

Le registrazioni dei giorni di visita e della prima apertura di un link di condivisione vengono eliminate dopo 90 giorni, le altre dopo 13 mesi. Dei totali settimanali più vecchi di 13 mesi conserviamo solo i totali complessivi relativi ad almeno 5 persone. Quando elimini l’account, cancelliamo le registrazioni del membro insieme a quelle fatte prima dell’accesso e collegate a quell’account, e i totali settimanali che includevano quella persona vengono ricalcolati per il periodo in cui le registrazioni sono ancora conservate. I totali settimanali più vecchi restano solo come numero di persone, e tra questi i totali della settimana di inizio con meno di 5 persone vengono nascosti. Nei backup del database usati per il ripristino in caso di guasto le registrazioni possono restare fino a 30 giorni, e se in quel periodo ripristiniamo da un backup vengono eliminate di nuovo. Le registrazioni dei dispositivi su cui non è stato effettuato l’accesso non sono collegate a un account di un membro, quindi tramite Contattaci non possiamo verificare che siano tue; vengono eliminate alla scadenza del periodo previsto. Gli ospiti possono interrompere la registrazione attivando il segnale GPC (Global Privacy Control) nel browser. Finché usi l’app senza accedere, non è ancora disponibile un’impostazione per interrompere la registrazione. I membri possono chiedere tramite Contattaci di Foruki di consultare, eliminare o interrompere (sospendere la registrazione di) i propri dati di analisi di utilizzo.

Stato di verifica dell’email

Quando un provider di accesso fornisce lo stato di verifica dell’email, memorizziamo quello stato e l’ora del controllo per ciascun provider. Puoi registrarti anche con un provider che non fornisce alcuno stato di verifica. Questi registri vengono eliminati quando elimini il tuo account.

Notifiche via email delle cose da fare

Le email su assegnazioni, scadenze imminenti e scadenze superate vengono inviate solo ai membri che attivano sia le notifiche delle cose da fare sia quelle via email. Usiamo l’indirizzo attuale verificato dal fornitore di accesso. Puoi disattivarle in qualsiasi momento nelle impostazioni o dal link per annullare l’iscrizione nell’email.

Per inviare le email, Amazon Web Services (AWS) elabora indirizzi email, avvisi generici, identificativi casuali delle notifiche e dati di invio, mancata consegna e segnalazione di spam tramite SES, SNS e SQS nella regione di Seul. Non inviamo titoli o contenuti dei documenti né dati segreti dei link di condivisione e non tracciamo aperture o clic.

I registri di invio e riscontro vengono conservati con la relativa notifica per un massimo di 90 giorni ed eliminati quando elimini l’account. Anche i registri che bloccano l’invio per email respinte o segnalazioni di spam vengono eliminati con l’account. Le code crittografate di AWS per recuperare le consegne non riuscite possono conservare indirizzi email e dati di invio per un massimo di 14 giorni.

I link per annullare l’iscrizione sono validi per 90 giorni. I registri di verifica vengono rimossi dopo la scadenza o quando elimini l’account. Disattivare le notifiche o eliminare l’account interrompe gli invii futuri, ma non possiamo eliminare le email già consegnate o le copie conservate dai destinatari.

Limiti di richieste

Per impedire registrazioni ripetute e avvii come ospite, trasformiamo gli indirizzi IP e il cookie del dispositivo esistente in hash pseudonimi per applicare limiti di frequenza. Le registrazioni consentono 30 al giorno per IP e 5 al giorno per dispositivo. Le sessioni da ospite consentono 60 all’ora per IP e 20 al giorno per dispositivo. In questi registri non memorizziamo gli indirizzi IP originali, non usiamo gli hash per le analisi e non raccogliamo fingerprint del browser. Gli hash vengono eliminati dopo due giorni.

Archiviazione del browser e link di condivisione

Conserviamo la sessione di accesso, le informazioni di identificazione del dispositivo, i registri degli accessi recenti ai documenti e le bozze non salvate in cookie e nell’archivio del browser. I segreti dei link sono conservati sul server come hash. Se cancelli i dati del browser, potresti perdere i registri di accesso come ospite o il contenuto non salvato. Le foto e i file visualizzati nei documenti possono restare nella cache del browser (i permessi vengono ricontrollati a ogni apertura). Su un dispositivo usato da più persone, cancella i dati del browser quando hai finito. Non inseriamo pubblicità né strumenti di analisi di terze parti nelle schermate dei documenti. L’analisi di utilizzo (vedi ‘Analisi di utilizzo’) è registrata direttamente dai server di Foruki. A tale scopo non creiamo nuovi cookie né nuovo archivio del browser; per l’analisi di utilizzo usiamo anche l’identificatore del dispositivo contenuto nel cookie esistente, o nelle informazioni di accesso dell’app, già usato per l’accesso e le verifiche del dispositivo, e l’impostazione della lingua dell’interfaccia.

Le scelte di visualizzazione, come le viste delle tabelle e i titoli compressi, vengono memorizzate nello storage del browser di questo dispositivo per riaprire la stessa vista. Puoi cancellarle con “Reimposta le viste memorizzate” o eliminando i dati del browser.

“Mostra il titolo nelle anteprime dei link” è disattivato per impostazione predefinita. Se il proprietario lo attiva per un link, chiunque abbia quel link e i servizi di anteprima dei link, come KakaoTalk, possono vedere il titolo del documento (o il titolo della domanda e la scadenza per un link di sondaggio o questionario). Il testo e i nomi dei partecipanti non vengono mostrati. Se lo si disattiva, si revoca il link o lo si riemette, Foruki smette di mostrare il titolo, ma le anteprime già create da un’app di messaggistica possono restare su quel servizio.

Questo dispositivo ricorda anche le colonne data scelte per le timeline, le colonne di categoria e di valore dei grafici, il tipo di grafico e le scelte di riepilogo. Queste preferenze di visualizzazione non vengono salvate separatamente sul server né condivise con altri. Puoi cancellarle con “Reimposta le viste memorizzate” o eliminando i dati del browser.

Invio delle condivisioni e file del calendario

Quando il proprietario tocca ‘Copia con il titolo’ o ‘Invia’, il dispositivo crea un messaggio di condivisione con il titolo del documento o della domanda, la scadenza del sondaggio o questionario (se c’è) e l’indirizzo che include il segreto del link. Il messaggio viene inviato tramite gli appunti o il pannello di condivisione del dispositivo scelto e non viene salvato separatamente sul server di Foruki. Chi lo riceve e l’app selezionata possono vedere il titolo e il link inviati. Eliminare il documento in Foruki non elimina i messaggi già copiati o inviati; la loro conservazione ed eliminazione sono gestite da chi li riceve e dall’app.

“Invia con KakaoTalk” è disponibile solo quando la condivisione con KakaoTalk è attivata. Quando il proprietario lo seleziona, il browser carica lo script di condivisione di Kakao, e Kakao riceve indirizzo IP, informazioni sul browser, titolo, testo del messaggio e link (compreso il segreto) da inviare. Lo script di condivisione di Kakao può salvare informazioni nel browser di questo dispositivo. I destinatari possono vedere il messaggio inviato. La conservazione e l’eliminazione delle informazioni presso Kakao e sul dispositivo seguono le politiche del servizio e le impostazioni del browser. L’eliminazione di un documento Foruki o la chiusura dell’account non elimina i messaggi già inviati.

I file ICS scaricati per aggiungere un evento a un calendario vengono creati sul tuo dispositivo e non sono archiviati separatamente sul server di Foruki. Contengono il titolo del documento, il nome del campo informativo, la data e l’ora, ma non il link di condivisione, l’elenco dei partecipanti né il corpo del documento. Possono essere inclusi i dati personali scritti direttamente nel titolo o nel nome del campo. Chi riceve il file o ha accesso al calendario in cui lo importi può vederne il contenuto. In base alle impostazioni del calendario, può essere sincronizzato con un servizio esterno. L’eliminazione di un documento o la chiusura dell’account non elimina i file scaricati né gli eventi del calendario: gestiscili tu sul dispositivo e nel calendario.

Richieste di conservazione ed eliminazione

Nelle informazioni sulla chiusura dell’account e sulla cancellazione dei dati riportate di seguito, i registri conservati per obbligo di legge relativi alle transazioni di pagamento e ai reclami e alle controversie sui pagamenti costituiscono un’eccezione. Per le voci conservate e i relativi periodi si applica la sezione «Pagamenti nell’app e conferma degli acquisti» sopra riportata.

Le informazioni dell’account vengono conservate finché forniamo il servizio ai membri e vengono eliminate non appena elimini il tuo account. Puoi eliminare l’account subito da Account in Le mie impostazioni, digitando una frase di conferma, e la sessione viene chiusa su tutti i dispositivi. Eliminando l’account vengono eliminati il collegamento di accesso, il nickname, le impostazioni e i registri dei consensi, la foto del profilo, l’organizzazione della tua libreria, I miei modelli e i pacchetti salvati, i documenti di cui sei proprietario (compresi i documenti condivisi e quelli nel cestino), i tuoi commenti e le tue risposte a sondaggi e questionari nei documenti di altre persone, le richieste inviate dal tuo account e i registri di analisi di utilizzo. Se altre persone hanno risposto a un tuo commento, resta solo un segnaposto ‘commento eliminato’ svuotato del contenuto. Il testo, le tabelle, i registri e i file che hai aggiunto ai documenti di altre persone fanno parte di quei documenti, quindi restano, e l’autore viene mostrato senza nome come ‘Utente eliminato’. I documenti da ospite rimasti su un dispositivo in cui non hai mai effettuato l’accesso non fanno parte del tuo account, quindi restano. Ciò che richiede più tempo viene completato entro pochi minuti. Quando cambi o elimini la foto del profilo, smette di essere mostrata subito e viene cancellata dall’archivio dei file entro 24 ore. I documenti spostati nel cestino possono essere ripristinati entro 30 giorni, ma non dopo l’eliminazione definitiva. I documenti creati senza accedere vengono spostati nel cestino se nessuno li apre per 90 giorni e vengono eliminati definitivamente 30 giorni dopo. Quando accedi su un dispositivo, i documenti creati su quel dispositivo senza accedere vengono spostati nella libreria del tuo account e da quel momento conservati come documenti di un membro. I file di un documento nel cestino vengono conservati fino alla scadenza del ripristino ma non possono essere aperti, e vengono cancellati dall’archivio dei file entro 24 ore dall’eliminazione definitiva. I file caricati in un documento ma mai usati vengono eliminati dopo 24 ore, mentre i file rimossi da un documento vengono conservati per 30 giorni per annullare e ripristinare dalla cronologia, poi eliminati. Se un documento creato tramite copia usa ancora lo stesso file, quel file viene eliminato solo dopo essere stato rimosso anche da quel documento. Quando elimini il tuo account, i file che hai caricato ma mai usato in un documento vengono eliminati, e i file dei documenti e della foto del profilo eliminati insieme all’account vengono cancellati dall’archivio dei file entro 24 ore. Le copie di backup del database conservate per il ripristino in caso di guasti vengono eliminate 30 giorni dopo la loro creazione e, se prima di allora ripristiniamo un backup, i registri di eliminazione dell’account e di eliminazione definitiva vengono applicati di nuovo prima di usare i dati ripristinati. Se inizieremo a conservare backup dell’archivio dei file, aggiungeremo a questa informativa per quanto tempo vengono conservate le copie di backup. I token di accesso esterni vengono conservati in forma cifrata ed eliminati quando l’account viene eliminato; un’eliminazione non riuscita viene ritentata per un massimo di 7 giorni. Il tuo account Google o Naver non viene eliminato. I documenti creati in un team sono un’eccezione. Se quando elimini il tuo account resta un altro membro del team attivo, la proprietà passa all’admin del team o a un successore, e documenti, allegati e raccolte di documenti del team restano nel team. Anche l’admin può trasferire la proprietà dei documenti del team. I documenti personali portati in un team seguono le regole originali di proprietà ed eliminazione. Se non resta nessun membro idoneo, vengono eliminati come indicato nella schermata di conferma dell’eliminazione dell’account.

Quando elimini il tuo account, chiediamo all’account Google, Naver, Kakao o Apple che hai usato per accedere di scollegare Foruki. Tuttavia, un account Google non può più essere scollegato quando è trascorsa circa un’ora dall’accesso, e un account Kakao non può essere scollegato dopo circa due mesi senza accedere. Quando il fornitore risponde in questo modo che il token è scaduto, non riproviamo ed eliminiamo subito il token conservato. Una richiesta non riuscita per qualsiasi altro motivo viene ritentata per un massimo di 7 giorni; se anche allora non è possibile scollegare l’account, il token viene eliminato. Foruki potrebbe restare nell’elenco dei servizi collegati di un account che non è stato possibile scollegare: rimuovilo tu dalle impostazioni di quell’account.

I nomi visualizzati degli ospiti, le risposte ai questionari di presenza e ai sondaggi sulle date e i contenuti della divisione spese vengono conservati insieme al documento e cancellati quando il documento viene eliminato definitivamente. Un documento spostato nel cestino può essere ripristinato per 30 giorni. I documenti di proprietà di ospiti che nessuno apre per 90 giorni vengono spostati nel cestino e poi eliminati definitivamente dopo altri 30 giorni. Questa regola dei 90 giorni non si applica separatamente ai nomi e alle risposte lasciati da un ospite nel documento di un’altra persona. Quando un membro elimina l’account, cancelliamo i suoi documenti e i suoi commenti, voti e risposte ai questionari nei documenti di altre persone. I commenti che hanno ricevuto risposte da altri restano solo come segnaposto vuoti. Le informazioni eliminate possono restare nei backup del database per il ripristino in caso di guasto fino a 30 giorni dalla data di creazione del backup. I documenti creati in un team sono un’eccezione. Se quando elimini il tuo account resta un altro membro del team attivo, la proprietà passa all’admin del team o a un successore, e documenti, allegati e raccolte di documenti del team restano nel team. Anche l’admin può trasferire la proprietà dei documenti del team. I documenti personali portati in un team seguono le regole originali di proprietà ed eliminazione. Se non resta nessun membro idoneo, vengono eliminati come indicato nella schermata di conferma dell’eliminazione dell’account.

Eliminando definitivamente un documento si eliminano anche le sue notifiche, le impostazioni di notifica per documento, i registri di deduplicazione dei promemoria e i registri dell’ultima visualizzazione. Eliminando il tuo account si eliminano le notifiche ricevute e le impostazioni di notifica, i registri dell’ultima visualizzazione, gli spazi di gruppo che hai creato con i relativi link, elenchi di documenti e registri di partecipazione, e i tuoi registri di partecipazione in altri spazi. Nelle notifiche conservate per altre persone, la tua attività è indicata come ‘Utente eliminato’. I documenti creati in un team sono un’eccezione. Se quando elimini il tuo account resta un altro membro del team attivo, la proprietà passa all’admin del team o a un successore, e documenti, allegati e raccolte di documenti del team restano nel team. Anche l’admin può trasferire la proprietà dei documenti del team. I documenti personali portati in un team seguono le regole originali di proprietà ed eliminazione. Se non resta nessun membro idoneo, vengono eliminati come indicato nella schermata di conferma dell’eliminazione dell’account.

I file nel cestino del Drive vengono rimossi dall’archivio dei file dopo 30 giorni, mentre i file del Drive eliminati definitivamente entro 24 ore. Quando elimini il tuo account, tutti i file del tuo Drive (cestino incluso) vengono eliminati.

Contatti e diritti

Puoi eliminare il tuo account (e le tue informazioni) direttamente da Le mie impostazioni. Invia tramite il modulo di contatto di Foruki le richieste di accesso o rettifica dei dati personali, le richieste di visualizzazione, eliminazione o interruzione del trattamento (stop alla registrazione) dei dati di analisi di utilizzo e le altre richieste relative all’account. Il contenuto della richiesta e, se hai effettuato l’accesso, l’identificativo del tuo account vengono conservati per 90 giorni per gestire la richiesta; eliminando l’account vengono eliminate anche le richieste inviate dal tuo account. Non inviare password, codici di verifica o numeri di registrazione di residenza.