- Rol
- Algemene leiding
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Verantwoordelijkheden
- Tijdsbeheer en beslissingen
- Controle
- Niet afgevinkt
SjablonenMeetups en events · Draaiboek evenement
Draaiboek evenementdag
Voor als je het tijdschema van de evenementdag, de verantwoordelijken en de benodigdheden op één pagina nodig hebt
Inhoud · Tabel 4 · Checklist 4
Voorbeeld · zo begint het nieuwe document
Draaiboek evenementdag
- Naam evenement
- Niet ingesteld
- Datum en tijd evenement
- Niet ingesteld
- Plaats
- Niet ingesteld
- Coördinator
- Niet ingesteld
Vul de naam en datum van het evenement in bij de documentinfo en pas de eerste tijd in het draaiboek aan naar de echte starttijd.
Rollen verdelen
Bepaal eerst wie op de dag zelf wat doet. Zodra de rollen vaststaan, markeer je de controle.
| Rol | VerantwoordelijkeVerantwoordelijke | Verantwoordelijkheden | ControleSelectievakje |
|---|---|---|---|
| Algemene leiding | Leeg | Tijdsbeheer en beslissingen | Niet afgevinkt |
| Check-in en begeleiding | Leeg | Deelnemers verwelkomen en lijst checken | Niet afgevinkt |
| Apparatuur en geluid | Leeg | Scherm en microfoon controleren | Niet afgevinkt |
| Notities en foto's | Leeg | Foto's en notities | Niet afgevinkt |
| Opruimen | Leeg | Opruimen en terugbrengen | Niet afgevinkt |
- Rol
- Check-in en begeleiding
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Verantwoordelijkheden
- Deelnemers verwelkomen en lijst checken
- Controle
- Niet afgevinkt
- Rol
- Apparatuur en geluid
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Verantwoordelijkheden
- Scherm en microfoon controleren
- Controle
- Niet afgevinkt
- Rol
- Notities en foto's
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Verantwoordelijkheden
- Foto's en notities
- Controle
- Niet afgevinkt
- Rol
- Opruimen
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Verantwoordelijkheden
- Opruimen en terugbrengen
- Controle
- Niet afgevinkt
Programmavolgorde
Zet de items op tijdsvolgorde en werk de status bij naarmate het vordert.
| Tijd | Stap | VerantwoordelijkeVerantwoordelijke | Wat meenemen | StatusStatus |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | Locatie inrichten en apparatuur controleren | Leeg | Apparatuurlijst | Leeg |
| 09:30 | Check-in opent | Leeg | Lijst en naamkaartjes | Leeg |
| 10:00 | Openingswoord en uitleg | Leeg | Infoscherm | Leeg |
| 10:10 | Eerste programma | Leeg | Presentatiemateriaal | Leeg |
| 11:00 | Pauze | Leeg | Water en snacks | Leeg |
| 11:15 | Tweede programma | Leeg | Activiteitsmateriaal | Leeg |
| 12:00 | Slotwoorden en opruimen | Leeg | Opruimzakken | Leeg |
- Tijd
- 09:00
- Stap
- Locatie inrichten en apparatuur controleren
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Apparatuurlijst
- Status
- Leeg
- Tijd
- 09:30
- Stap
- Check-in opent
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Lijst en naamkaartjes
- Status
- Leeg
- Tijd
- 10:00
- Stap
- Openingswoord en uitleg
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Infoscherm
- Status
- Leeg
- Tijd
- 10:10
- Stap
- Eerste programma
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Presentatiemateriaal
- Status
- Leeg
- Tijd
- 11:00
- Stap
- Pauze
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Water en snacks
- Status
- Leeg
- Tijd
- 11:15
- Stap
- Tweede programma
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Activiteitsmateriaal
- Status
- Leeg
- Tijd
- 12:00
- Stap
- Slotwoorden en opruimen
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Wat meenemen
- Opruimzakken
- Status
- Leeg
Loopt het uit, dan bepaalt de leider meteen welk onderdeel vervalt. Markeer vervallen onderdelen als overgeslagen.
Controle benodigdheden
Noteer per artikel het aantal en de verantwoordelijke en zet een vinkje zodra het is ingepakt.
| Artikel | AantalGetal | VerantwoordelijkeVerantwoordelijke | ControleSelectievakje |
|---|---|---|---|
| Naamkaartjes en deelnemerslijst | 30 | Leeg | Niet afgevinkt |
| Borden en pijlen | 4 | Leeg | Niet afgevinkt |
| Microfoons en kabels | 2 | Leeg | Niet afgevinkt |
| Water en snacks | 30 | Leeg | Niet afgevinkt |
| Opruimzakken en tape | 5 | Leeg | Niet afgevinkt |
- Artikel
- Naamkaartjes en deelnemerslijst
- Aantal
- 30
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Controle
- Niet afgevinkt
- Artikel
- Borden en pijlen
- Aantal
- 4
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Controle
- Niet afgevinkt
- Artikel
- Microfoons en kabels
- Aantal
- 2
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Controle
- Niet afgevinkt
- Artikel
- Water en snacks
- Aantal
- 30
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Controle
- Niet afgevinkt
- Artikel
- Opruimzakken en tape
- Aantal
- 5
- Verantwoordelijke
- Leeg
- Controle
- Niet afgevinkt
Problemen ter plaatse
Noteer elk probleem dat zich die dag voordoet in één regel en leg vast hoe het is afgehandeld.
Problemen ter plaatse
| Probleem | Categorie | Urgentie | Verantwoordelijke | Afhandeling | Notities |
|---|---|---|---|---|---|
| Microfoonvolume is laag | Apparatuur | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Reservemicrofoon controleren |
| Loopt uit | Tijd | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Bepalen welke uitgave je schrapt |
| Te weinig zitplaatsen | Deelnemer, Plaats | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Niet ingesteld | Controleren waar de reservestoelen staan |
- Categorie
- Apparatuur
- Urgentie
- Niet ingesteld
- Verantwoordelijke
- Niet ingesteld
- Afhandeling
- Niet ingesteld
- Notities
- Reservemicrofoon controleren
- Categorie
- Tijd
- Urgentie
- Niet ingesteld
- Verantwoordelijke
- Niet ingesteld
- Afhandeling
- Niet ingesteld
- Notities
- Bepalen welke uitgave je schrapt
- Categorie
- Deelnemer, Plaats
- Urgentie
- Niet ingesteld
- Verantwoordelijke
- Niet ingesteld
- Afhandeling
- Niet ingesteld
- Notities
- Controleren waar de reservestoelen staan
☐
Elk onderdeel heeft een verantwoordelijke.
☐
De hoeveelheden benodigdheden gecontroleerd en ingepakt.
☐
De apparatuur van tevoren aangezet en gecontroleerd.
☐
Opruimen en terugbrengen na het evenement afgerond.